Автоматизация учёта аренды основных средств

Автоматизация учёта аренды основных средств в 1С:
Передача ОС в аренду / Возврат ОС с аренды

Учёт ОС в аренде

Назначение документа

Реквизиты шапки

Табличная часть «ОС»

Проверки при проведении

Печатная форма

Назначение документа

Документ «Учёт ОС в аренде» регистрирует передачу основного средства в аренду контрагенту и последующий возврат его обратно. Одним документом можно оформить как передачу, так и возврат — в зависимости от значения реквизита «Вид операции». Документ может проводиться задним числом — датой контроля состояния ОС служит не дата самого документа, а дата передачи/возврата, указанная в строке табличной части.

Реквизиты шапки

• Вид операции — «Передача ОС в аренду» или «Возврат ОС из аренды». От выбора зависят проверки при проведении и печатная форма.

• Организация / Структурное подразделение — организация, от лица которой оформляется передача (заполняется по умолчанию из настроек пользователя).

• Контрагент — арендатор. При передаче — тот, кому передаётся ОС; при возврате — тот, кто возвращает.

• Договор аренды — договор контрагента (виды договоров «С покупателем» и «Прочее»).

• Ответственный — сотрудник, ответственный за оформление (по умолчанию — из настроек пользователя).

• Дата заказ-наряда / Номер заказ-наряда — реквизиты основания передачи, выводятся в печатную форму акта.

• Комментарий — произвольный текст.

Табличная часть «ОС»

Заполняется вручную или через команду «Подбор» (открывает список основных средств с отбором по организации/подразделению).

• Основное средство — обязательное поле, элемент справочника «Основные средства».

• Серийный номер — серийный номер конкретного экземпляра ОС (может отличаться от заводского номера в карточке ОС), выводится в отчёт и печатную форму.

• Дата передачи / возврата — ключевое поле: именно эта дата, а не дата документа, используется при проверке состояния ОС и при записи движения в регистр. Позволяет корректно оформлять документы задним числом.

• Адрес местонахождения — фактический адрес, куда передаётся ОС (можно выбрать из контактной информации контрагента).

• Стоимость аренды — сумма арендной платы по этому ОС, выводится в отчёт «Ведомость амортизации ОС в аренде».

Одно и то же основное средство не может быть указано в табличной части дважды.

Проверки при проведении

1. Наличие ОС. Основное средство, снятое с учёта (есть проведённый документ списания) на дату строки, передать в аренду нельзя.

2. При передаче в аренду — запрещена повторная передача основного средства, если оно уже находится в аренде у другого контрагента (без предварительного возврата). Повторная передача тому же контрагенту разрешена (переоформление/продление).

3. При возврате — запрещён повторный возврат уже возвращённого основного средства, а также оформление возврата не тем контрагентом, у которого ОС фактически находится в аренде.

Все проверки выполняются на дату передачи/возврата из строки табличной части, а не на дату документа — это позволяет корректно вводить документы задним числом.

Печатная форма

Команда «Акт приёма-передачи оборудования» формирует печатную форму акта по документу: шапка (организация, получатель, ответственное лицо, заказ-наряд) и табличная часть по составу переданных/возвращённых основных средств.